每一个精彩绝伦的活动背后都是年会节目策划人员辛苦的积累，都是离不开年会策划人员的辛勤工作，也离不开现场执行人员奋战数个日夜的成果。

1.特色年会策划分工要尽可能的详细，需要具体到每个人和需要完成的时间。

2.年会策划公司需要列出材料清单，派人落实保管，避免遗忘或丢失。

3.年会策划现场主席台发放的物品很多人会忘记或遗漏一些，主要有文件材料（粉红纸打印为佳 ) ，钢笔、鲜花、旗帜、领导卡、主持人卡和签到卡矿泉水等也是必不可少的商品。

4.总体布置人员要提前两小时或更多时间进入会场，留出足够的时间装修会场，会场人员需提前半小时左右开始入场。

5.先到的人干站着总是不太好，要事先准备好休息的地方，年会正式开始时再引导入场 。

6.音响设备是容易更换的，必须事先调试，确保万无一失，必要时还要准备录音笔、mp3等现场录音设备(也需要调试)，并安排专人负责。

7.如果您需要现场直播PPT，PPT的必须先复制到计算机中，放置在桌面文件夹，依次前缀，投影设备需要提前调试好位置，好调试分辨率等。

8. 演示文稿要提前准备好，一页的演示文稿，字体要大一点，清晰一点，可以匹配相关的图片，主持人要用演示文稿来介绍演示文稿，注意: 电脑的显示效果和投影效果往往有很大的差别，字体颜色和背景颜色的对比可能需要调整。

9.还必须设立一个签名表，并派一名特别人员登记。

10.摄影和摄像人员必须安排好，有媒体宣传需要的需要联系好相关消息媒体。

*后，特别年会的策划效果必须提前评估，当然，也必须依靠以往的数据对比和丰富的经验来实现准确的评估。特别年会规划评审越准确，规划人员在评审能力上就越有突破。在网络活动规划过程中，需要注意多个指标来评价其效果。一般来说，指的是意见量、评论量、有效量、咨询量、预约量和终就诊量。数据越详细、准确，越准确，下一步活动规划的数据基础就越好，打下更好的基础。