会议业务只是会议的安排和服务。会议事务工作是保证会议正常进行和取得预期成果的重要保证，也是决定会议成功与否的关键环节之一。

一、会议规模越大，就越要提前做好会议的准备工作。筹备工作的核心指导是会议方案。会议计划要细致、规范。

会议计划应围绕会议主题和目标，合理安排议程。会议计划一般包括：姓名、时间、地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置、文件起草、会议秘书、组织人员等，可设立秘书组、会议事务组、宣传组、后勤组、保卫组等具体工作组，分解复杂工作。落实具体责任人，优化管理，高效有序运行。

二、会议期间临近，主办单位有关负责人应到会场进行会前检查，确保会议工作的正常进行。会前检查可通过听取报告和现场检查进行。大会秘书处根据计划进度，定期听取各工作组的汇报，协调解决有关问题。场馆布局是现场考察的重点。从主席台布局到座位安排，从麦克风到光盘，都需要检查。对落实不到位或衔接不够的地方，要及时发现、督促、整改；同时，要对关键环节进行现场演练和验收，提高服务质量，确保会议有序进行。

三、会议期间的服务分为现场服务和场外服务，涉及多个环节。现场服务主要包括会议出席、材料发放、引导座位、会议记录、录音、录像、摄影等；场外服务包括住宿、安全、秩序、医疗、车辆等环节。

会议期间，要加强值班畅通机制，密切关注细节，把握会场节奏。

四、会后要认真总结会议的会议事务，及时修改和完善现有的会议事务工作流程、工作服务指南等，以满足会议事务的需要。会议文件、简报、会议记录、音像等资料收集齐全，建立档案，便于查阅。